Seit dem 1. Januar 2025 tritt eine zentrale Änderung im Kassengesetz in Kraft: Die elektronische Meldepflicht für alle Kassensysteme. Unternehmen, die elektronische Kassensysteme einsetzen, sollten jetzt handeln. Besonders im Fokus steht die Übergangsfrist für Bestandskassen bis zum 31.07.2025. In diesem Artikel erfahren Sie, was das genau bedeutet, welche Pflichten auf Sie zukommen und wie CASPOS Sie bei der Umsetzung unterstützt.
Was ist die Kassenmeldepflicht 2025?
Mit dem Ziel, Steuerbetrug einzudämmen und die digitale Nachvollziehbarkeit zu erhöhen, schreibt das Finanzamt seit dem 1. Januar 2025 eine Meldung aller elektronischen Kassensysteme über das ELSTER-Portal vor. Diese umfasst rund 28 Datenfelder und beinhaltet Informationen wie:
- Typ und Seriennummer der Kasse
- Angaben zur TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
- Kaufdatum
- Standort der Kasse
Die Meldung erfolgt standortbezogen, also für jede einzelne Filiale separat. Bei Neuanschaffungen ab dem 01.01.2025 muss die Meldung innerhalb eines Monats erfolgen.
Wichtig: Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit über ELSTER steht erst seit Kurzem zur Verfügung, daher wurde eine Nachfrist bis zum 31. Juli 2025 gewährt. Wer bis dahin keine vollständige Meldung abgegeben hat, riskiert empfindliche Konsequenzen wie Bußgelder oder Steuerschätzungen.
Übergangsfrist bis zum 31.07.2025
Für bereits bestehende Kassensysteme (Bestandskassen), die vor dem 01.01.2025 im Einsatz waren, gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Diese Frist bietet Unternehmen ein Zeitfenster, um ihre Kassensysteme ordnungsgemäß zu registrieren.
Wer ist betroffen?
Die Nachmeldefrist betrifft branchenübergreifend alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen, insbesondere:
- Einzelhändler
- Gastronomiebetriebe
- Dienstleister (z. B. Friseure, Kosmetikstudios)
- Handwerker mit mobilen Kassensystemen
- Betreiber mehrerer Kassen oder Filiallösungen
Was Sie jetzt tun sollten
1. Kasseninventur durchführen – Welche Kassensysteme sind im Einsatz? Erfassen Sie:
- Stationäre Hauptkassen
- Mobile oder temporäre Geräte
- Zusatzkassen in Filialen
- Systeme mit mehreren TSE-Einheiten
2. TSE prüfen – Viele technische Sicherheitseinrichtungen laufen 2025 ab. Prüfen Sie:
- Seriennummer der TSE
- Hersteller und Version der TSE
- Gültigkeit der TSE-Zertifikate (Laufzeit meist fünf Jahre)
CASPOS arbeitet mit der Swissbit TSE, die gesetzeskonforme Sicherheit garantiert.
3. Meldedaten vorbereiten – Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Daten korrekt vorliegen:
- Seriennummer der Kasse
- Modell/Bezeichnung des Herstellers
- Datum der Inbetriebnahme
- Standort der Kasse
4. Meldung durchführen
Die Übermittlung erfolgt elektronisch über das Mein ELSTER-Portal (Formular „Mitteilung nach § 146a AO“).
Gesetzliche Pflichten, die weiterhin bestehen
Auch 2025 gelten bekannte Regelungen fort, auf die CASPOS umfassend vorbereitet ist:
- Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Geschäftsvorfall muss einzeln und unveränderbar dokumentiert werden.
- Belegausgabepflicht: Für jeden Kassiervorgang muss ein Beleg erstellt werden – digital oder gedruckt.
- Archivierungspflicht: Kassendaten müssen revisionssicher gespeichert werden (z. B. über DATEV-Kassenarchiv).
CASPOS: Ihre Lösung für Kassen
- Die CASPOS unterstützt Sie bei allen Schritten:
- Integrierte Kassenmeldung direkt aus dem System
- Kompatible Swissbit TSE
- Vollständige Dokumentation aller Geschäftsvorfälle
- Digitale/physische Belegausgabe
- Direkte Schnittstelle zum DATEV-Kassenarchiv
- Regelmäßige Updates zu gesetzlichen Änderungen
Fazit: Handeln Sie jetzt – die Frist endet am 31.07.2025!
Die Übergangsfrist ist keine Einladung zum Abwarten, sondern die letzte Chance, Ihr Kassensystem gesetzeskonform aufzustellen. Folgen einer Nichtmeldung:
- Bußgelder
- Steuerschätzungen
- Nachforderungen bei Betriebsprüfungen
Mit CASPOS sind Sie auf der sicheren Seite – von der Meldung bis zur Archivierung.
Tipp: Nutzen Sie die Gelegenheit und prüfen Sie Ihre Systeme – in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater oder im direkten Gespräch mit uns.
