Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht ab dem 1. Januar 2025 stehen Unternehmen, insbesondere im Handel, der Gastronomie und der Hotellerie, vor neuen Herausforderungen. Kassensoftwarelösungen, die bisher vor allem auf die Erstellung von Belegen für den Endverbraucher ausgelegt waren, müssen nun auch die Anforderungen an die E-Rechnung im B2B-Bereich erfüllen. Aber was genau muss eine Kassensoftware können, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und gleichzeitig effiziente Prozesse zu gewährleisten?
1. E-Rechnung: Was bedeutet das für Kassensysteme?
Die E-Rechnung ist ein maschinenlesbares Dokument im strukturierten Format, wie ZUGFeRD oder XRechnung, das automatisierte Rechnungsprozesse ermöglicht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. Ab 2027 wird auch der Versand von E-Rechnungen verpflichtend.
Für Kassensoftware bedeutet das, dass sie sowohl rechnungsstellende Funktionen (für B2B-Kunden) als auch die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen unterstützen muss.
2. Anforderungen an Kassensoftware für die E-Rechnung
Erstellung und Versand von E-Rechnungen
- Generierung strukturierter Formate: Die Kassensoftware muss in der Lage sein, Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung zu erstellen. Diese Formate kombinieren maschinenlesbare XML-Daten mit visuellen PDF-Elementen (bei ZUGFeRD) oder reinen XML-Daten (bei XRechnung).
- Automatischer Versand: Der Versand der E-Rechnung sollte per E-Mail oder über Dokumentenportale erfolgen können. Alternativ muss die Software eine API-Anbindung an zentrale Plattformen oder ERP-Systeme ermöglichen.
Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- XRechnungs-Viewer: Eingehende Rechnungen im XML-Format müssen lesbar gemacht werden. Eine Funktion wie der XRechnungs-Viewer von PDFMAILER.ARCHIV hilft, die Daten zu visualisieren und manuell oder automatisiert zu prüfen.
- Automatische Datenübernahme: Die Software sollte in der Lage sein, die Daten aus der E-Rechnung direkt in die Buchhaltung oder ein angebundenes ERP-System zu überführen.
Revisionssichere Archivierung
- Gesetzeskonforme Speicherung: Alle E-Rechnungen, ob Ausgang oder Eingang, müssen revisionssicher archiviert werden. Die Kassensoftware sollte hier entweder eine integrierte Lösung anbieten oder eine Schnittstelle zu Archivierungssystemen wie PDFMAILER.ARCHIV bereitstellen.
Flexibilität für unterschiedliche Kundengruppen
- Die Software muss sowohl Endverbraucherbelege (wie Kassenbons) als auch B2B-Rechnungen erstellen können.
- Multi-Channel-Fähigkeit: Unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung per E-Mail, über ein Portal oder als Papierbeleg erhalten möchte, sollte die Software flexibel reagieren können.
3. Wie unterstützt gotomaxx die CASPOS Kassensoftware?
Mit PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV bietet gotomaxx Lösungen, die Kassensysteme optimal ergänzen, um die Anforderungen der E-Rechnung zu erfüllen:
PDFMAILER: Für den Rechnungsausgang
- Automatische Konvertierung: Rechnungen aus der Kassensoftware werden in ZUGFeRD- oder XRechnung-Formate konvertiert.
- Vielseitiger Versand: Der Versand erfolgt per E-Mail, Portal oder API, je nach Anforderung des Kunden.
PDFMAILER.ARCHIV: Für den Rechnungseingang
- XRechnungs-Viewer: Visualisierung und Prüfung eingehender Rechnungen.
- Archivierung: Automatische und gesetzeskonforme Speicherung der E-Rechnungen.
- API-Integration: Daten aus eingehenden Rechnungen können direkt in die Kassensoftware oder ein angebundenes ERP-System übertragen werden.
4. Vorteile der E-Rechnung für Kassensoftware CASPOS-Anwender
Effizienzsteigerung
Die Automatisierung spart Zeit und reduziert Fehler bei der Verarbeitung von Rechnungen. Das mühsame manuelle Prüfen und Bearbeiten entfällt.
Compliance
Mit den richtigen Funktionen erfüllt Ihre Kassensoftware alle gesetzlichen Vorgaben – von der E-Rechnungsstellung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Zukunftssicherheit
Durch die Integration moderner E-Rechnungsfunktionen bleibt Ihre Kassensoftware wettbewerbsfähig und passt sich an die wachsenden Anforderungen an.
Kundenzufriedenheit
B2B-Kunden profitieren von einem schnellen und flexiblen Rechnungsprozess, der individuell an ihre Bedürfnisse angepasst ist.
5. Fazit: CASPOS Kassensoftware fit für die E-Rechnung machen
Die E-Rechnungspflicht stellt besondere Anforderungen an Kassensysteme im Handel, in der Gastronomie und in der Hotellerie. Mit den richtigen Funktionen und der Unterstützung durch Lösungen wie PDFMAILER und PDFMAILER.ARCHIV können Sie die E-Rechnung einfach und effizient umsetzen.
Investieren Sie jetzt in die Zukunft Ihrer Kassensoftware und machen Sie sie fit für die Anforderungen der digitalen Rechnungswelt!